Записки скорохода: как все успевать на работе и после неё?


Как все успевать на работе?

Многим знакома ситуация с катастрофической нехваткой времени — когда не получается ничего успеть на работе, а если и получается закрыть все рабочие проблемы, не остается сил и времени на домашние дела.

Как можно правильно расставить приоритеты и успевать все на работе и дома?

Содержание:

Ничего не успеваю на рабочем месте


Почему?

Почему не успеваю работать?Бывает, что невыполненные в срок профессиональные обязанности нельзя объяснить даже завалом на работе — такое положение дел становится скорее постоянным, чем временным.

В таком случае следует выяснить причины, которые приводят к нерациональному использованию рабочего времени.

Наиболее распространены следующие:

  1. Отсутствие планирования времени. Как следствие — хаотическое выполнение задач, перескакивание с одной заботы на другую, выполнение нескольких задач одновременно, что в итоге приводит к незавершенности их всех.

    Также отсутствие заранее спланированного дня приводит к рассеянности и упущению важных деталей, которые затем требуют значительного времени для наверстывания упущенного.

  2. Неправильная расстановка приоритетов. Можно спланировать свой рабочий день и не добиться желаемого результата по причине неправильной расстановки приоритетов, когда сначала время уделяется несущественным задачам, и только потом — важным глобальным задачам, на которые как раз и не остается времени. В итоге получается, что незначительные дела закончены, а невыполненные принципиально важные задачи тормозят весь дальнейший рабочий процесс.
  3. Почему нет времени?

  4. Отвлекаемость. Даже тщательно составленный план с правильно расставленными приоритетами можно провалить, если постоянно отвлекаться от него. Это могут быть телефонные звонки, серфинг в интернете, посещение социальных сетей, частое курение — в этом случае отсутствует самоорганизация, настоящая цель которой — выполнять задачи в соответствии с планом.
  5. Беспорядок на рабочем месте. При хаотичном расположении документов и отсутствии элементарного порядка на поиски того или иного документа будет тратиться время, которое могло быть использовано гораздо более эффективно.
  6. Желание выполнить несколько задач сразу. Это можно отнести и к неправильному планированию.

    Когда из-за стремления выполнить множество задач внимание «распыляется», приводя к тому, что многие дела остаются незавершенными или же недостаточно хорошо выполненными.

к содержанию ↑

Что делать?

Для того, чтобы повысить производительность труда, нужно прибегнуть к следующим приемам:

    Что делать в такой ситуации?

  1. Заранее планируйте свое время. Выработайте привычку заблаговременно обозначать цели и задачи, которые требуется выполнить. Запишите в блокноте все, что требуется сделать на следующий рабочий день, неделю, месяц. На самом деле это не так просто — поначалу могут возникнуть сложности даже с планированием одного единственного рабочего дня. Однако, таким образом вы научитесь оценивать собственные возможности и сэкономите время на том, что будете четко знать, что желаете сделать.
  2. Расставляйте приоритеты. К различным задачам нужно и соответствующее отношение — отделяйте зерна от плевел.

    Уделяйте больше времени стратегически важным задачам, соотносите значимость того или иного дела и время, которое на него может быть потрачено.

  3. Сделайте себе фотографию рабочего дня. Для этого каждый час записывайте в блокнот результат проделанной работы. Таким образом вы сможете обнаружить то, о чем пойдет речь в следующем пункте — так называемые хронофаги — бесполезные занятия, которые отнимают ваше время в ущерб работе.
  4. Избавьтесь от хронофагов. Сведите к минимуму отвлечения от рабочего процесса — даже если вам придется пожертвовать лишней чашкой кофе или перекуром с коллегой. Отложите смартфон в сторону и откажитесь от бесцельного листания профилей в социальных сетях.
  5. Что делать: полезные советы

  6. Приведите в порядок рабочее место. Потратьте некоторое время на организацию вашего рабочего места — и оно кратно вам вернется. Аккуратно разложите документы или инструменты, постарайтесь классифицировать их так, чтобы быстро их отыскать. Уберите лишние ярлыки и папки с рабочего стола ПК.
  7. Позаботьтесь о собственном комфорте на рабочем месте. Смените неудобное кресло или настольную лампу, которая слишком тускло светит. Помните, что чем удобнее вы будете чувствовать себя, тем больше будет ваша производительность.
  8. Откажитесь от лишних обязательств. Не соглашайтесь выполнить чью-то просьбу о помощи, если не уверены в том, что у вас точно будет на это время.

    Научитесь вежливо отказывать — ссылка на занятость на самом деле не выглядит очень шокирующе.

  9. Пересмотрите время, которое выделяется на обеденный перерыв. Возможно, вы тратите слишком много времени на то, чтобы добраться до столовой, после чего опаздываете на рабочее место или же затягиваете время за чашечкой кофе или беседой с коллегами. Приучите себя строго вписываться в отведенное на обеденный перерыв время.
  10. Не откладывайте на потом те задачи, которые удобно выполнить в данный момент. Казалось бы, это противоречит строгому следованию составленного плана, однако своевременно проявленная гибкость позволит сэкономить массу времени.
к содержанию ↑

Если завал

Что если завал?

Иногда случаются форс-мажорные обстоятельства, при которых требуется выполнить не только текущую работу, но и неожиданно возникшие дополнительные задачи.

Каким образом можно организовать рабочий процесс, чтобы по максимуму справиться с возникшим завалом?

  1. Принцип Парето 20/80. Данный закон универсален для различных видов деятельности. Его суть — лишь 20% вашего времени уходит на достижение 80% результата. Соответственно, 80% вашего времени уходит на оставшиеся 20% результата. Выявите, какие ваши действия наиболее эффективны. Пожертвуйте теми задачами, важность которых непринципиальна и сконцентрируйтесь над стратегически важными делами.
  2. Старайтесь выполнить быстро одну задачу. Не рассеивайте внимание на многозадачность — в авральном режиме есть риск, что можете совсем ничего не успеть.

    Постарайтесь быстро выполнять по одной намеченной цели, и только после ее выполнения переходить к следующей.

  3. Используйте средства коммуникации. Не бегите к шефу под дверь, если можно позвонить ему, не поднимаясь с рабочего места. Экономьте каждую секунду вашего времени.
  4. Ограничьте общение с близкими в рабочее время. Как бы дороги не были ваши отношения с родными и близкими людьми, они должны понимать, что ваша работа также требует внимания — хотя бы для того, чтобы не дорабатывать незаконченные дела дома в ущерб домашним.
к содержанию ↑

Из-за работы не хватает времени жить

Причины усталости

Причины усталости в конце дня

Устаю на работе и дома ничего не успеваю.

Довольно часто возникает проблема с правильным распределением домашнего и рабочего времени и сил — при таком варианте получается качественно выполнять либо то, либо другое.

Возможна данная ситуация в следующих случаях:

  1. Вы привыкли организовывать время только лишь на работе. Вы серьезно относитесь к планированию рабочего времени, надеясь на то, что все домашние дела удержите в памяти. На самом деле и домашние задачи точно так же требуют организации и планирования.
  2. Вы уделяете работе много времени в ущерб личным интересам. Оставляйте профессиональные проблемы и заботы за пределами вашего дома, не тяните их к себе домой — для этого есть рабочее время.

    Вы должны четко разграничивать ваши профессиональные и домашние обязанности. И те, и другие должны лимитироваться и не мешать друг другу.

  3. Вы мало времени уделяете отдыху. Именно отсутствие отдыха ведет к усталости и снижению продуктивности. Поэтому следует правильно спланировать время, в которое вы будете восстанавливать свои силы.
к содержанию ↑

Как успевать делать домашние дела?

Как успевать делать домашние дела после смены?

Если вы хотите все успевать дома, отнеситесь с той же серьезностью к планированию ваших домашних задач:

  1. Заведите ежедневник для ваших домашних дел. Запишите туда все задачи, которые желаете выполнить. Таким образом вы освободите вашу память — вам не придется держать в голове много мелких забот, которые мешают вам сосредоточиться. Так же, как и на работе, расставьте приоритеты для намеченных целей.
  2. Пересмотрите ваше утреннее и вечернее время. Некоторые задачи можно выполнить ранним утром еще до того, как вы отправитесь на работу или непосредственно перед сном.

    Научитесь просыпаться и засыпать в одно и то же время — таким образом ваш организм будет лучше отдыхать и восстанавливать потраченные силы, вы будете быстрее просыпаться и приступать к полезным действиям.

  3. Обозначьте задачи, которые требуют регулярного выполнения. После этого попробуйте сократить время, которое на них затрачиваете. Даже если это будет 5 минут — за счет их постоянного повторения вы выиграете намного больше.
  4. Установите лимит на просмотр телепередач и пользование интернетом. Вы можете завести будильник перед тем, как сесть за компьютер либо заранее выбрать передачу или фильм, которые желаете посмотреть.
  5. Попробуйте совмещать деятельность различного рода. Например, вы желали прочесть какую-либо книгу. Попробуйте совместить прослушивание данной аудиокниги во время выполнения домашней работы, которая не требует значительных умственных усилий.
  6. Как успевать делать все домашние дела?

  7. Пересмотрите ваш путь на работу и обратно. Возможно, существуют более удобные варианты, на которые вы затратите меньше времени. Также постарайтесь совершать поездки с пользой — особенно, если вам долго добираться до работы. Послушайте ту же аудиокнигу, совершите несколько звонков, которые не требуют особой сосредоточенности или же посвятите это время изучению иностранного языка.
  8. Не отвлекайтесь при выполнении какого-либо дела до его завершения. Возьмите за правило завершать домашние дела с минимальным отрывом на отдых. Лучше отдохните на несколько минут дольше после того, как необходимая задача выполнена.

Цените свое время и на работе, и дома. Цените также время коллег и ваших близких. Научите ваших коллег и близких ценить ваше время — и вы будете успевать гораздо больше.

8 лайфхаков как успеть все в течение дня:






Наша интересная группа Вконтакте:


Понравилась статья? Следите за обновлениями сайта В Контакте или Твиттере. Подпишитесь на свежие материалы по E-Mail:


Автор статьи - Тришкина Светлана Николаевна. Есть вопрос? Спросите в комментариях к статье.

Добавить комментарий